juillet 19, 2021

8 étapes pour un investissement technologique réussi

Un gros achat de technologie peut donner à votre entreprise une longueur d’avance en termes de productivité et de compétitivité, mais cela peut aussi causer de gros maux de tête. Les problèmes courants incluent les dépenses cachées, les fonctionnalités qui ne fonctionnent pas comme prévu ou un processus de mise en œuvre douloureux.

De nombreuses entreprises se retrouvent avec un système qui coûte plus cher qu’elles ne le pensaient ou qui ne répond pas pleinement à leurs besoins. En tant que tel, une recherche appropriée du bon système et du bon fournisseur peut vous aider à réaliser un investissement rentable. Les étapes suivantes sont essentielles pour réussir un achat de technologie.

1. Examinez les besoins de votre entreprise

Un achat de technologie commence souvent par un problème ou une lacune chronique, généralement lié au flux d’informations. Peut-être que vos dossiers sont tous sur papier, mais vous en avez besoin sur un ordinateur. Vous souhaiterez peut-être automatiser certains processus ou réduire les erreurs. Ou vous essayez peut-être de faire communiquer différents systèmes de votre entreprise. La première étape consiste à rencontrer votre équipe pour discuter si un achat de technologie peut être une réponse appropriée.

Ensuite, nommez quelqu’un pour diriger la recherche de solutions. Il est important de choisir une personne senior qui a une bonne idée de l’ensemble de votre organisation. Les achats technologiques tournent souvent mal lorsque le chef de projet est trop occupé ou trop jeune pour comprendre les besoins de l’entreprise en dehors de son département. L’étape suivante consiste à examiner votre entreprise actuelle et où vous voulez aller dans les prochaines années.

2. Effectuer une analyse des besoins fonctionnels

Avec la contribution des employés, dressez la carte de vos processus commerciaux clés, puis préparez une liste détaillée des besoins technologiques pour prendre en charge chaque processus et domaine de l’entreprise. L’idée est d’identifier comment les données circulent dans votre entreprise et de localiser les zones à problèmes. C’est ce qu’on appelle une analyse des besoins fonctionnels. Il n’est pas rare d’avoir plusieurs centaines d’exigences différentes en tout. Notez si chaque besoin est critique ou simplement agréable. Énumérez également les problèmes, les possibilités d’amélioration et les besoins futurs.

Par exemple, vous souhaiterez peut-être qu’un système de gestion des stocks suive les attributs du produit tels que le lot, le numéro de série ou l’emplacement, mais puisse ultérieurement ajouter des fonctionnalités de lecture de codes-barres pour améliorer l’efficacité de la gestion des entrepôts. Assurez-vous de documenter clairement vos besoins par écrit. Une erreur courante est de compiler des informations verbalement et d’oublier ensuite les besoins clés.

4. Développer une liste de fournisseurs

Recherchez des fournisseurs potentiels susceptibles de répondre à vos besoins. Incluez un mélange de fournisseurs plus grands et plus petits.

5. Distribuez l’appel d’offres

Demandez aux fournisseurs de soumettre une réponse écrite détaillée à votre RFP.

6. Clarifier les réponses

Vérifiez les réponses des fournisseurs pour voir si vous avez besoin d’éclaircissements sur leur solution. Les fournisseurs sont parfois vagues sur les fonctions que leur système ne fonctionne pas bien ou sur les coûts cachés. Si le fournisseur propose un logiciel personnalisé, déterminez à qui appartient le code source et comment la personnalisation affecterait la possibilité d’effectuer des mises à niveau. Si vous explorez des solutions cloud, demandez si le fournisseur serait propriétaire de vos données, où elles seraient stockées et à quel point il serait difficile d’extraire des données si vous vouliez changer de fournisseur.

7. Évaluez les vendeurs

Évaluez chaque fournisseur en fonction de sa capacité à répondre à chaque exigence. Assurez-vous de bien comprendre le plan de mise en œuvre du fournisseur et signalez toute personnalisation proposée. Déterminez également le coût total de chaque solution. Ne vous laissez pas berner par une offre basse. Certains fournisseurs proposent un prix de base attractif, mais intègrent un méli-mélo de coûts cachés dans le processus de mise en œuvre et les modules complémentaires.

8. Sélectionnez le fournisseur Faites une liste restreinte de deux à trois fournisseurs et invitez-les à venir faire une démonstration de validation de principe. Demandez-leur de montrer les processus spécifiques qui résoudraient vos besoins critiques. C’est le moment de comparer la convivialité de chaque solution. Obtenez également une idée de l’adéquation culturelle du fournisseur avec votre entreprise, de la connaissance de votre industrie et du niveau de compétence de ses employés. Faites des vérifications de références, puis choisissez le fournisseur gagnant. Si nécessaire, demandez-leur une proposition mise à jour et examinez attentivement toutes les conditions générales du contrat. N’hésitez pas à négocier des clauses vagues ou défavorables. Un gros contrat peut valoir la peine d’être examiné avec un conseiller juridique.