septembre 21, 2020
Efficacité opérationnelle pendant COVID
Des objectifs réalistes sont le catalyseur d’une culture de l’efficacité opérationnelle. La crise du COVID-19 a augmenté les coûts de production pour de nombreuses entreprises tandis que les clients augmentent leurs besoins. Dans ce contexte, il est plus important que jamais de livrer un produit de qualité à un bon prix.
Point de départ: Identifiez les besoins de vos clients
Tout processus d’efficacité opérationnelle commence nécessairement par l’identification des besoins des clients. Cela implique une analyse rigoureuse des volumes de commandes anticipés et des types de produits ou services recherchés.
Une autre considération est le «takt» time, un terme allemand qui désigne le taux de production nécessaire pour répondre à la demande des clients. Cette analyse vous aidera à ajuster vos opérations pour produire ce dont vous avez besoin au bon moment et de manière efficace. Par exemple, cela vous donnera l’occasion de déterminer la taille de la main-d’œuvre dont vous aurez besoin. Avoir trop peu d’employés pourrait vous empêcher de répondre à la demande alors qu’en avoir trop serait inefficace. Dans un contexte où les besoins des clients fluctuent rapidement, il est important de réaliser régulièrement cet exercice de planification des ventes et des opérations pour s’assurer que votre production est étroitement alignée sur la demande.
3 pratiques clés d’efficacité opérationnelle
Une fois votre plan de production bien en place, vous pourrez aller plus loin en introduisant ces trois pratiques clés d’efficacité opérationnelle.
1. Établir les bons indicateurs de performance
Pour atteindre vos objectifs de production, vous aurez besoin d’objectifs de performances ambitieux mais réalistes. Les entreprises de tous les secteurs peuvent bénéficier de la fixation d’objectifs, qu’il s’agisse d’entreprises manufacturières, de centres de distribution ou d’entreprises du secteur des services. Si vous atteignez les objectifs, c’est parce que vous avez bien fait et que la nouvelle approche doit être normalisée. Si l’objectif n’est pas atteint, vous devez découvrir pourquoi et établir une stratégie avec l’équipe pour l’atteindre. Ce que vous voulez éviter, c’est un objectif qui ne sera jamais atteint. Alors qu’un objectif qui est atteint tous les jours est trop facile. Un terrain d’entente est nécessaire.
Les indicateurs de performance les plus courants
Qualité: La qualité est souvent mesurée en examinant le pourcentage de rejets. Cet indicateur est souvent associé à un indicateur du client, qu’il s’agisse du pourcentage de retours ou du nombre de réclamations clients.
Efficacité: l’efficience ou le coût de production est une mesure importante pour les entreprises. Cet indicateur est souvent mesuré en comparant le budget de temps pour exécuter une tâche identifiée avec le temps réel passé sur cette tâche.
Délai de livraison: Souvent considéré comme l’indicateur le plus important, le délai de livraison mesure le temps écoulé entre la réception de la commande et la livraison finale, l’idée étant de réduire significativement le temps de production, le gaspillage et les erreurs, ainsi que d’augmenter la satisfaction client. Cette mesure a généralement un effet d’entraînement sur les autres indicateurs.
Santé et sécurité: cet indicateur est devenu non négociable pendant COVID. Si les entreprises ont l’habitude de suivre le nombre de jours sans accident ou le nombre de jours sans incident mineur, il s’agit désormais de s’assurer qu’aucun employé n’est touché par la pandémie.
2. Organiser des réunions d’équipe quotidiennes
La deuxième pratique à mettre en œuvre est une réunion d’équipe quotidienne pour les superviseurs. Cette réunion de 10 à 15 minutes réunira votre équipe pour faire le suivi de votre plan de production, revoir les tableaux de bord et identifier les actions à entreprendre ainsi que les personnes responsables. Il vous permettra également de revoir la veille afin de regarder les réussites et d’identifier les axes d’amélioration. En situation de crise, ces réunions peuvent se tenir deux fois par jour, en début de quart de travail et à l’heure du déjeuner, pour aider les équipes à s’adapter rapidement à l’évolution des demandes des clients.
3. Introduire les technologies numériques
Les entreprises qui souhaitent rester compétitives aujourd’hui doivent envisager les technologies numériques 4.0. Ces technologies comprennent, par exemple, la fabrication de tableaux de bord numériques, qui fournissent une représentation visuelle en temps réel des indicateurs de performance. Ces données vous aideront à alerter le personnel clé des situations qui nécessitent une attention immédiate ou à détecter et analyser les causes profondes des temps d’arrêt imprévus et des rejets. Les systèmes de gestion quotidienne sont un autre type de logiciel indispensable pour les entreprises manufacturières. Ils permettent aux managers de suivre au quotidien l’avancement d’un projet, d’une tâche ou d’un processus. Ils peuvent également aider à automatiser les flux de travail, les affectations de tâches et les rappels, tout en s’assurant que les rôles et les responsabilités sont clairs.
Encouragez la participation de l’équipe
La participation des employés est essentielle pour mettre en œuvre ces trois pratiques d’amélioration continue. Pour encourager la participation des employés, une technique consiste à mesurer le nombre d’améliorations de processus introduites par l’équipe. Il est également important de former les employés à comprendre les bases de l’efficacité opérationnelle, comme les déchets et la valeur ajoutée. Plus que jamais, nous avons besoin de la participation des employés, nous avons besoin de leurs idées pour s’améliorer.