septembre 4, 2023
Délégation – Neuf conseils pour bien faire les choses !!
La délégation est une compétence de gestion essentielle. Mais pour certains, c’est le plus difficile à mettre en pratique. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les managers peuvent hésiter à déléguer du travail. Ils pourraient:
• pensent qu’il faudrait plus de temps pour expliquer la tâche que pour la réaliser eux-mêmes ;
• Aime réaliser certains projets donc préfère ne pas les réaffecter ;
• Se sentir coupable d’ajouter du travail à la liste de tâches d’un autre employé ;
• Manquent de confiance dans la personne à qui ils doivent transférer le projet ; et
• Croyez qu’ils sont les seuls à pouvoir faire le travail correctement.
Quelle que soit la raison, il est important de continuer à perfectionner vos compétences, car refuser de déléguer peut avoir des conséquences négatives.
Qu’est-ce que la délégation ?
La délégation fait référence au transfert de la responsabilité de tâches spécifiques d’une personne à une autre. Du point de vue de la direction, la délégation se produit lorsqu’un responsable attribue des tâches spécifiques à ses employés. En déléguant ces tâches aux membres de l’équipe, les managers libèrent du temps pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée tout en gardant les employés engagés avec une plus grande autonomie. Voici neuf façons de commencer à déléguer plus efficacement pour former des équipes performantes.
1. Sachez quoi déléguer
Toutes les tâches ne peuvent pas être déléguées. Par exemple, les évaluations de performances ou toute question relative au personnel doivent être gérées par vous. Après tout, embaucher les bons talents et connaître les forces et les faiblesses de chaque employé vous permettra en fin de compte de mieux attribuer les livrables et de transférer les responsabilités aux membres appropriés de l’équipe.
2. Exploitez les forces et les objectifs de vos employés
Chaque employé doit avoir des objectifs vers lesquels il travaille, et parmi ces objectifs se trouvent des opportunités de déléguer. Par exemple, vous avez peut-être un subordonné direct qui souhaite acquérir une expérience en gestion. Y a-t-il un stagiaire qu’ils pourraient commencer à superviser, ou un projet bien défini dont ils pourraient s’approprier l’exécution ? Le type de travail que vous déléguez pourrait être pris en compte dans leur plan de développement professionnel.
3. Définir le résultat souhaité
Se contenter de confier le travail à quelqu’un d’autre ne revient pas à déléguer. Les projets que vous confiez doivent être placés dans un contexte approprié et clairement liés aux objectifs de l’organisation. Avant que quiconque ne commence à travailler sur un projet, il doit savoir ce qu’il doit terminer et quand, y compris les mesures que vous utiliserez pour mesurer le succès de son travail.
4. Fournir les ressources et le niveau d’autorité appropriés
Si la personne à qui vous déléguez du travail a besoin d’une formation, de ressources ou d’une autorité spécifiques pour mener à bien le projet qui lui est assigné, c’est votre rôle en tant que gestionnaire de fournir les trois. Charger quelqu’un d’accomplir une tâche impossible frustrera les deux parties ; votre collègue ne sera pas en mesure d’atteindre le résultat souhaité et vous devrez alors probablement remettre ce travail sur votre liste de choses à faire.
C’est également là que vous devez lutter contre l’envie de microgérer. Dire à votre collègue, étape par étape, comment vous accompliriez la tâche, puis contrôler chaque partie du processus ne lui permettra pas d’apprendre ou d’acquérir de nouvelles compétences. Concentrez-vous plutôt sur l’objectif final souhaité, pourquoi la tâche est importante et aidez à combler tout écart entre le résultat et leurs compétences actuelles.
5. Établissez un canal de communication clair
Même si vous souhaitez éviter la microgestion, vous souhaitez établir un canal de communication afin que la personne à qui vous déléguez se sente à l’aise pour poser des questions et fournir des mises à jour sur les progrès. Organiser des enregistrements réguliers et fournir des commentaires tout au long du projet peut y contribuer.
6. Autoriser l’échec
Cette étape est particulièrement importante pour les perfectionnistes qui évitent de déléguer parce qu’ils pensent que leur voie est la seule façon de faire le travail. Vous devez autoriser l’échec, non pas parce que vos employés risquent d’échouer, mais parce que cela permettra l’expérimentation et permettra aux personnes à qui vous confiez des tâches d’adopter une nouvelle approche. Si vous êtes ouvert à de nouvelles idées et approches du travail, il vous sera plus facile de déléguer lorsque vous le pourrez.
7. Soyez patient
En tant que manager, vous avez probablement plus d’années d’expérience dans votre domaine. Pour cette raison, une tâche que vous pouvez accomplir en 30 minutes peut prendre une heure complète à un employé la première fois qu’il l’exécute. Vous pourriez être tenté de vous abstenir de déléguer certaines tâches en sachant que vous pouvez les accomplir plus rapidement, mais soyez patient avec vos employés. Au fur et à mesure que vous continuez à déléguer et que vos employés se familiarisent avec les tâches à accomplir, vous remarquerez que le travail sera effectué plus rapidement au fil du temps.
8. Fournir (et demander) des commentaires
En plus de suivre les progrès, vous devez également fournir des commentaires à vos employés une fois les tâches que vous avez déléguées terminées. Si une tâche n’a pas été accomplie comme prévu, n’hésitez pas à formuler des critiques constructives. Vos employés peuvent prendre en compte ces commentaires et apporter des modifications la prochaine fois qu’une tâche similaire leur sera assignée. D’un autre côté, n’oubliez pas de fournir des commentaires positifs et de montrer votre appréciation lorsqu’une tâche a été bien accomplie.
Pour vous assurer de déléguer efficacement, vous souhaiterez également demander à votre équipe tout retour qu’elle peut vous donner. Demandez à vos employés si vous avez fourni des instructions claires et déterminez si vous pouvez faire quelque chose pour mieux déléguer à l’avenir.
9. Accordez du crédit là où il est dû Une fois que vous avez délégué des tâches et qu’elles ont été menées à bien, félicitez ceux qui ont accompli le travail. Plus vous remerciez et créditez ceux à qui vous avez délégué du travail, plus il est probable qu’ils voudront vous aider sur d’autres projets à l’avenir.